Zásady zpracování osobních údajů

1. CO JE TOTO ZA DOKUMENT?
   Tento dokument, který se jmenuje „Zásady zpracování osobních údajů“ slouží jako informační dokumentace dle čl. 13 GDPR, ve které bychom Vás rádi informovali o zpracování osobních údajů, které může probíhat v souvislosti s rezervací ubytování a ubytování jako takového. 
    
2. KDO JSTE?
   Vila Lumina se sídlem Tyršova 532, Svoboda nad Úpou, 542 24, IČ: 07860188
   V souvislosti s poskytováním ubytování jsme správcem Vašich osobních údajů.
    
3. CO V TOMTO DOKUMENTU NALEZNU?
   GDPR nám jakožto správci ukládá, abychom Vás informovali o tom, jak budeme zpracovávat Vaše osobní údaje, zejména tedy po jakou dobu, za jakými účely apod.
   V tomto dokumentu se tak dozvíte bližší informace o zpracování osobních údajů.
    
4. CO JSOU TO OSOBNÍ ÚDAJE?
   Osobní údaje jsou veškeré informace o určené či určitelné osobě. Zjednodušeně řečeno se jedná o informace, které nám sdělíte při vyplňování formulářů či používání naší služby.
   Jedná se například o následující kategorie:
   Identifikační údaje    Např. jméno, příjmení, titul, přezdívka…
   Adresní údaje    Např. název obce, ulice, číslo popisné či evidenční číslo, PSČ.
   Kontaktní údaje    Např. e-mail, telefonní číslo, přezdívka na sociálních sítích.
   Platební údaje    Např. fakturační údaje či číslo účtu.
   Specifikace ubytování    Např. termín, počet osob apod.
   Obsah komunikace    Např. obsah naší komunikace či Vašich zpráv.
    
5. CO VÁS OPRAVŇUJE K TOMU MOJE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVAT?
   Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s GDPR. Dle čl. 6 GDPR můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat pouze v případě, že:
   1. nám k tomu dáte svůj svobodný a vždy odvolatelný souhlas;
   2. nám dané zpracování ukládá zákon a zpracování probíhá v rámci plnění naší zákonné povinnosti;
   3. nám dané zpracování ukládá smlouva, kterou spolu uzavřeme či v případě, že se k takovému uzavření schyluje;
   4. nám svědčí oprávněný zájem Vaše osobní údaje zpracovávat a takový oprávněný zájem má přednost Vašimi právy na soukromí.
      
      To, na základě čeho zpracováváme Vaše osobní údaje v konkrétním případě, naleznete níže.
       
6. JAK ZPRACOVÁVÁTE MOJE OSOBNÍ ÚDAJE V PŘÍPADĚ REZERVACE A UZAVŘENÍ SMLOUVY
   V případě, že chce využít možnosti ubytování v našich prostorech, musíme za tímto účelem uzavřít smlouvu. Pro uzavření smlouvy a poskytnutí našeho ubytování tak potřebujeme Vaše osobní údaje, které budeme zpracovávat za následujícím účelem:
   Účel - Uzavření a plnění smlouvy o ubytování, včetně související komunikace a vytvoření uživatelského účtu
   Rozsah - Identifikační údaje / Kontaktní údaje / Adresní údaje / Platební údaje / Specifikace ubytování
   Právní titul - Nezbytnost pro splnění smlouvy (popřípadě oprávněný zájem správce v případě že zastupujete právnickou osobou)
   Doba zpracování - Po dobu trvání smlouvy a následně 3 roky po jejím ukončení (základní údaje o smluvních vztahu po dobu 10 let)
   
   Je Vašim svobodným rozhodnutím, jestli nám výše uvedené osobní údaje svěříte. Pravdou však je, že bez nich s Vámi nedokážeme uzavřít smlouvu a umožnit Vám ubytování. 
    
7. JAK ZPRACOVÁVÁTE MOJE OSOBNÍ ÚDAJE V PŘÍPADĚ KONTAKTNÍHO FORMULÁŘE?
   Pokud s námi budete chtít komunikovat či nám zaslat jakýkoliv dotaz prostřednictvím formuláře či našich kontaktních údajů, budeme určitě moc rádi. V takových případech zpracováváme Vaše osobní údaje za následujícími účely:
   Účel - Zodpovězení dotazu a související komunikace
   Rozsah - Identifikační údaje / Kontaktní údaje / Obsah komunikace
   Právní titul - Oprávněný zájem 
   Doba zpracování - Po dobu trvání naší komunikace, ne však déle, než 1 rok od jejího ukončení
   
   Uvedení výše uvedených údajů není z Vaší strany povinné, nicméně bez nich nejsme schopni s Vámi komunikovat. Zodpovězení Vašeho dotazu je tak v našem oprávněném zájmu. Pokud byste měli pocit, že v rámci Vašeho případu překračujeme náš oprávněný zájem, máte možnost proti tomuto zpracování podat námitku postupem uvedeným níže.
    
8. KOMU MÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPŘÍSTUPŇUJETE?
   Vaše osobní údaje zpřístupňujeme třetím osobám pouze v případě, že nám to ukládá zákon, nebo k tomu dochází na základě zpracovatelské smlouvy. Níže uvádíme kategorii příjemců, přičemž vždy Vám velmi rádi dáme konkrétní informaci o konkrétních příjemcích:
   Příjemce - Poskytovatel rezervačního systému
   Účel zpřístupnění - Za účelem provozu naší služby využíváme externího poskytovatele serverů.
    
9. JAKÁ MÁM PRÁVA SPOJENÁ SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
   S ohledem na skutečnost, že zpracováváme Vaše osobní údaje, máte vůči nám různá práva, o jejichž obsahu, podmínkách uplatnění a omezení bychom Vás chtěli informovat.
   1. Právo na přístup
      Prakticky kdokoliv má právo nás oslovit a získat od nás potvrzení, zda zpracováváme či nezpracováváme jeho osobní údaje. Nadto máte kdykoliv právo požádat nás o bližší informace o zpracování Vašich osobních údajů, jako jsou účely zpracování, kategorie dotčených údajů, příjemci, doba zpracování, Vaše práva apod.
      Stejně tak máte právo od nás získat kopii veškerých osobních údajů, které o Vás zpracováváme. Jediný důvod, proč bychom Vám neměli vyhovět je situace, kdy by se to nepříznivě dotklo práv a svobod jiných osob, resp. subjektů údajů.
   2. Právo na opravu
      Pokud byste zjistili, že zpracováváme Vaše osobní údaje nepřesně (např. máme starou adresu, kontaktní údaje apod.), máte vždy právo nás požádat o to, abychom nepřesné údaje opravili, popřípadě doplnili na základě Vašeho dodatečného prohlášení.
   3. Právo na výmaz (právo být zapomenut)
      Vaše osobní údaje zpracováváme pouze po námi určenou dobu a poté je ihned mažeme. Vedle toho máte však právo nám napsat, abychom Vaše osobní údaje vymazali v případě, že nastane jeden z těchto důvodů
      1. osobní údaje již nejsou pro dané účely výše potřeba;
      2. odvoláte svůj souhlas se zpracováním osobních údajů;
      3. vznesete námitku proti oprávněnému zájmu a my vyhodnotíme, že tento oprávněný zájem nepřevažuje nad Vašimi právy (v případě marketingových účelů na základě oprávněného zájmu tyto údaje vymažeme ihned);
      4. zpracování bylo protiprávní;
      5. výmaz nám ukládá právo České republiky či právo EU.
         
         Ne ve všech případech Vám však můžeme vyhovět. Někdy existují důvody, pro které bychom si měli Vaše osobní údaje ponechat v případě, kdy je to nezbytné:
      6. pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
      7. pro splnění zákonné povinnosti;
      8. z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;
      9. pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely;
      10. pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
           
   4. Právo na omezení zpracování
      Pakliže nás o to požádáme, přestaneme zpracovávat Vaše osobní údaje, resp. je ponecháme uložené, ale jinak je zpracovat nebudeme. Tomuto právu se říká „právo na omezení zpracování“ a můžete ho využít pouze v následujících případech, kdy
      1. popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou ke ověření jejich přesnosti;
      2. zpracování je protiprávní, odmítnete výmaz osobních údajů a budete vyžadovat omezení jejich použití;
      3. již osobní údaje nebudeme potřebovat pro účely zpracování, ale vy po nás budete požadovat jejich uchování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
      4. vznesete námitku proti oprávněnému zájmu, a to až do doby posouzení její oprávněnosti.
          
   5. Právo na přenositelnost
      V případě, kdy Vaše osobní údaje zpracováváme automatizovaně a zpracování je založeno na souhlasu nebo nezbytnosti pro splnění smlouvy, máte právo na tzv. přenositelnost. Právo na přenositelnost Vám zaručuje, že údaje, které jste nám poskytli, Vám předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu, popř. tato data předáme jinému správci, kterého nám označíte.
       
   6. Právo na námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu 
      V případě, kdy zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo podat proti tomuto zpracování odůvodněnou námitku. V případě zpracování pro účely přímého marketingu, nemusíte žádost odůvodňovat a my v souladu s GDPR ihned přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat. 
      Tak je tomu například v případě, kdy Vám zasíláme obchodní sdělení o obdobných produktech či službách, které jste u nás nakoupili, tedy na základě tzv. zákaznické výjimky. Pokud si toto nepřejete, dejte nám vědět na náš e-mail, popřípadě nám tuto informaci sdělte na příslušném místě při registraci či objednávce a my tak nebudeme činit, popřípadě s tím přestaneme. Stejně tak můžete v rámci našich obchodních sdělení použít odkaz pro odhlášení, který je uveden na konci e-mailu.
      V ostatních případech máme právo Vaši námitku přezkoumat a posoudit, zda Vaše práva mají přednost před naším oprávněným zájmem.
       
   7. Právo na odvolání souhlasu
      Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu, máte samozřejmě právo souhlas kdykoliv odmítnout a vzít zpět. V takovém případě již nebudeme pokračovat s dalším zpracováním a pokud nám zákon v tom nebude bránit, tak Vaše osobní údaje smažeme.
      Pokud však budeme zpracovávat Vaše osobní údaje i na základě jiného právního titulu, nemáme povinnost (někdy ani nesmíme) dané osobní údaje smazat.
       
   8. Právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů
      Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně, máte pochopitelně právo obrátit se se stížností k dozorovému úřadu, jímž je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
       
10. JAK MŮŽU UPLATNIT VÝŠE UVEDENÁ PRÁVA?
    Pakliže byste chtěli uplatňovat svoje práva, napište nám prosím na e-mail ubytovani@vilalumina.cz popřípadě nastavení ve Vašem uživatelském účtu, pakliže to pro dané právo umožňuje.
     
11. POUŽÍVÁTE V RÁMCI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNÍ ROZHODOVÁNÍ?
    Nikoliv